+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

За хранение этих документов в отделе кадров компанию оштрафуют

За хранение этих документов в отделе кадров компанию оштрафуют

Практически любой кадровый документ имеет юридическую коммерческую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы. В практике налоговыми инспекторами допускается что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Проверка документов на улице - Какие обязанности полицейского?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

За хранение этих документов в отделе кадров компанию оштрафуют

На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание.

Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками законопроектом. Если его одобрят, в ст. Индивидуальным предпринимателям грозят штрафом до 10 рублей, а организациям — до 30 Как объясняют в Минкомсвязи, где разработали оба документа, закон о персональных данных предполагает, что после достижения целей сбора и обработки личной информации все данные должны быть уничтожены либо обезличены. Поэтому у компаний зачастую накапливается массив информации, от которой необходимо как-то избавляться.

Если для государственных и муниципальных органов предусмотрены конкретные требования и методы обезличивания данных, то для остальных операторов они не обязательны, поэтому компании могут пользоваться собственными способами. Для урегулирования этой ситуации, а также в целях повышения уровня защиты личной информации граждан и предложено распространить утвержденные правила на всех операторов. А контролировать выполнение законодательства будет Роскомнадзор.

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание , что для частных компаний порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен.

В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, СНИЛС, ИНН.

В то же время чиновники уточняют, что в ст. Ими пользуются для:. Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны.

И даже после увольнения. Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются. Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на —10 рублей, а организацию — на 30 —50 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 —20 рублей, а для компаний — до 15 —75 рублей. Проверка на судимость — это процедура, которая обусловлена не только желанием работодателя проконтролировать сотрудника на наличие проблем с законом. Непогашенная или не снятая судимость запрещает трудоустройство на некоторые должности, а значит, без проверки не обойтись.

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования СНИЛС — это документ, подтверждающий наличие у гражданина номера лицевого пенсионного счета. Регистрация в системе означает, что человек может отчислять страховые взносы и рассчитывать на пенсию по старости. Но больше зеленую карточку не выдают, и работодателям нужны уведомления о регистрации работника в системе на бумаге или в электронном варианте.

Получить СНИЛС — номер персонального счета, который обязан иметь каждый гражданин, желающий официально работать или оказывать услуги, — возможно в Пенсионном фонде и некоторых многофункциональных центрах. Работодатели должны обеспечивать хранение и защиту персональных данных сотрудников. За разглашение этой информации работодатель несет ответственность, и штрафы за неправильное хранение и обработку постоянно растут.

С года чиновники планируют ввести в действие новый порядок санкций за нарушения законодательства в этой сфере. Работодатели с целью систематизации и удобства обработки персональных данных своих подчиненных ведут личные дела на работающий персонал. Это удобно, не сказать, что дешево, но практично — все нужные бумаги всегда в одной папке.

Однако после того как человек увольняется, возникает вопрос: а что делать с его делом — хранить или уничтожать? И если хранить, то сколько хранятся личные дела сотрудников? Ответы на эти вопросы читайте ниже. Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно.

Алена Мотрой. В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника. Ответ на этот вопрос дал Роструд: компаниям придется обезличивать персональные данные.

Тем, кто нарушит закон, грозят штрафами до 30 рублей. Разрабатывают новые правила хранения персональных данных На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Что сейчас говорят чиновники о хранении персданных: условия, при которых хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание , что для частных компаний порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен.

Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. От редакции Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.

Связанные статьи. Способы проверки сотрудника на судимость Проверка на судимость — это процедура, которая обусловлена не только желанием работодателя проконтролировать сотрудника на наличие проблем с законом.

СНИЛС: часто задаваемые вопросы Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования СНИЛС — это документ, подтверждающий наличие у гражданина номера лицевого пенсионного счета. Персональные данные работника: миллионные штрафы за утечку Работодатели должны обеспечивать хранение и защиту персональных данных сотрудников. Как организовать хранение личных дел сотрудников Работодатели с целью систематизации и удобства обработки персональных данных своих подчиненных ведут личные дела на работающий персонал.

Образцы документов. Как оформить согласие на обработку персональных данных. Как получить ИНН через интернет. Оформляем образец обязательства о неразглашении персональных данных работников. Образец положения о персональных данных работников. Club TK.

Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов и дипломов?

Юрий Красильников Рейтинг: Здравствуйте, Татьяна! Во-первых, указанные Вами виды документов, такие как паспорт, диплом об образовании, согласно статье 65 ТК РФ значатся в перечне документов, обязательных к предъявлению работником при заключении трудового договора, а следовательно, копии этих документов не относятся к документам, которые согласно названной статьи запрещается требовать у работника при приеме на работу помимо перечисленных в статье.

Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих схема ниже. Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

Одна компания копировала паспорта сотрудников при трудоустройстве. Это стало причиной штрафа Роскомнадзора. В суде не сработал довод о том, что закон не запрещает хранить копии документов сотрудников в личном деле постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта г. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Хранение копий документов сотрудников

Если - нет, то какие за это штрафы? Если - да, то приведите, пожалуйста, пример согласия работника на обработку персональных данных, которое бы позволяло работодателю снимать и хранить копии перечисленных документов? Не имеет. Работодатель вправе собирать только те данные о сотруднике, которые нужны, чтобы исполнять трудовой договор или закон. Формировать личные дела сотрудников, а также хранить в них копии личных документов сотрудников работодатель не обязан. Если копии паспортов организация хранит в личных делах, при проверке Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные сотрудников и оштрафует. Если Вы храните копии личных документов в личных делах работников, во избежание претензий со стороны проверяющих органов в части хранения копий документов работников и анкет кандидатов, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных.

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов: за это компанию оштрафуют

Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 рублей1. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов. Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих схема ниже. Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

Акция месяца 8 88 Роструд рассказал, как хранить копии документов в личном деле, в какой срок работнику нужно выдать его экземпляр трудового договора и можно ли считать вакантными должности декретниц. Некоторые инспекторы Роскомнадзора и суды указывают, что хранить в личном деле копии документов без цели нельзя. Один экземпляр передается сотруднику, другой хранит работодатель.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

Обычная практика кадровиков — хранить копии документов сотрудника в личном деле — теперь может закончиться для компании штрафом 50 руб. Кадровика обвинят в том, что он собирает лишние персональные данные. По общему правилу копировать документы и подшивать в личное дело не нужно. Копируйте документы, только если это необходимо, чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации: пособия, путевки и пр. В некоторых случаях копию должен предоставить сам сотрудник.

.

Обратите внимание: перечень документов, которые могут быть.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Куприян

    Оно миллионы теряет себе в карман, и не могут найти хвосты, а тут рубли считают))

  2. Милана

    Тарас юрист как всегда делает рейтинг на хайпе

  3. Дарья

    Можно шуметь до. Получения пиздюлей.

  4. Прасковья

    Лайк за позитивчик в конце.

© 2018-2020 1eks.ru